“Trop complexe, pas assez de temps”: Raisons de la sous-utilisation
L’expérience a montré que l’épuisement hésitant du financement peut être attribué à diverses raisons.
- Faible transparence et savoir-faire insuffisant : les petites entreprises, en particulier sans agence dédiée à l’acquisition de financement, ont du mal à suivre tous les programmes potentiels. Même si les sponsors et les associations veulent y remédier, nous constatons à maintes reprises qu’une connaissance incomplète des opportunités de financement réduit les opportunités correspondantes.
- Un manque de précision et une planification limitée : Dans les programmes de financement, l’objet du financement, le bénéficiaire de la subvention et souvent d’autres conditions sont précisément définis comme des conditions préalables à l’éligibilité au financement. En raison de ces réglementations détaillées, l’éligibilité d’une mesure spécifique n’est pas garantie. De plus, les subventions sont souvent accordées sur concours – elles ne peuvent donc pas être entièrement planifiées.
- Documentation exigeante : C’est précisément la documentation des « exigences (spéciales) de financement » dans les directives de financement qui pose des défis majeurs aux bénéficiaires potentiels de financement. D’après notre expérience, cela affecte souvent la disponibilité des données sources qui ne sont pas disponibles avec le niveau de détail ou de qualité requis. En conséquence, un travail de transformation important doit être effectué, ce que certaines entreprises hésitent à faire.
- Conditions formelles de financement difficiles : Un grand nombre de demandes de financement échouent en raison du non-respect des conditions formelles de financement – en particulier les exigences de la loi sur les marchés publics. Celles-ci sont décrites dans les dispositions accessoires générales sur le financement de projets (ANBest-P) et précisées dans les règlements de passation des marchés sous-seuil (UVgO) et les règlements sectoriels de passation des marchés (SektVO). Lorsqu’il s’agit de subventions provenant de fonds publics, le législateur y attache, à juste titre, une grande importance.
- Disponibilité limitée des ressources : La demande de financement proprement dite nécessite des ressources considérables avec la préparation des esquisses de projet et des rapports factuels, la vérification quantitative ainsi que l’obtention et le remplissage des formulaires – généralement dans un laps de temps limité. Cela présente à de nombreuses entreprises un défi difficile à maîtriser pendant les opérations en cours en raison de la capacité et de l’expérience.
Avec une gestion systématique des financements vers le succès
Malgré les défis existants, les entreprises doivent examiner attentivement et utiliser de manière optimale les opportunités de financement disponibles, en particulier dans le transport ferroviaire. Une subvention financière peut conduire à des économies de coûts notables pour des projets plus importants et donc à de réels avantages concurrentiels. Dans le même temps, les EF disposant d’une flotte moderne (subventionnée) ou de processus plus efficaces sont mieux à même de répondre à la demande croissante des clients pour des solutions de transport “vertes” et de participer à la croissance des ventes.
Nous recommandons une approche systématique en quatre phases centrales :
- Identification & Sélection
La recherche de programmes de financement appropriés doit toujours inclure la comparaison des idées de projets existantes avec les opportunités de financement correspondantes. Si un projet prometteur est identifié, interroger les programmes de financement existants, par ex. B. l’offre du BMWK disponible sous www.foerderdatenbank.de peut être utilisée comme point de départ. Il répertorie les programmes de financement européens, nationaux et régionaux basés sur des mots-clés. Il n’est pas rare qu’un projet ait plusieurs possibilités de financement en même temps. Ensuite, la probabilité de financement, le taux de financement attendu et l’effort nécessaire pour soumettre la demande doivent être utilisés pour sélectionner un programme spécifique. Afin d’éviter les doubles financements, les financements demandés et approuvés doivent être enregistrés à un point central de l’entreprise.
- Préparation de la candidature
La préparation de la candidature commence généralement par le marquage d’un chemin critique jusqu’à la soumission de la candidature afin de pouvoir contrer les goulots d’étranglement potentiels des ressources à un stade précoce. Même dans cette phase, les documents de candidature peuvent être consultés, les modèles remplis et la collecte des documents requis initiée (par exemple, les états financiers annuels, les informations bancaires ou les certificats du bureau des impôts). Les questions concernant le programme de financement doivent également être envoyées au bailleur de fonds à un stade précoce afin d’éviter les malentendus et les travaux inutiles.
- Candidature
Lorsque la demande est effectivement soumise, certaines des preuves requises (par exemple, la détermination des économies de CO2 grâce à l’utilisation de moteurs alternatifs) doivent être certifiées par des auditeurs. L’expérience a montré que leur mise en service précoce ainsi que la préparation et l’assistance intensives du projet sont payantes. Les données doivent être vérifiées de manière fiable au moins de manière aléatoire avant d’être remises aux auditeurs afin d’éviter les mauvaises surprises ments au cours de l’essai proprement dit. Même si la demande proprement dite est soumise sous forme numérique, certains documents doivent encore être soumis sous forme physique – les délais postaux et le temps requis pour les travaux d’impression volumineux doivent être pris en compte. Dans l’ensemble, on observe souvent une sous-estimation importante du temps requis pour une demande de financement.
- Mise en œuvre du projet
Selon le programme de financement, soumettre la demande ne suffit pas. Dans la plupart des cas, des rapports intermédiaires sous forme de preuves d’utilisation (rapports factuels, preuves numériques, listes de reçus, etc.) et un rapport final doivent être soumis à intervalles réguliers afin de maintenir le droit au financement. Dans le même temps, lors de la mise en service de prestataires de services externes, il convient de veiller au respect de la législation sur les marchés publics selon ANBest-P. D’après notre expérience, de nombreuses demandes de financement échouent en raison d’une attribution inappropriée et des lacunes correspondantes dans la documentation. Si le respect des chiffres clés peut être (en permanence) prouvé, une surveillance correspondante doit également être mise en place en temps utile à des fins de contrôle et ancrée en conséquence dans l’entreprise.
Une situation gagnant-gagnant pour les entreprises, l’État et l’environnement
En traitant systématiquement le sujet de la gestion des financements, les opportunités de financement peuvent être identifiées à un stade précoce, la probabilité d’un engagement peut être augmentée et les pots de financement existants peuvent être utilisés de manière plus cohérente. Les économies de coûts associées sont payantes à long terme pour les entreprises et se traduisent par de réels avantages concurrentiels.
Des programmes de soutien judicieusement conçus peuvent également être un investissement valable pour l’État – leur effet incitatif peut même avoir des effets indirects au-delà des subventions directes. Lors de la conception des programmes de financement, cependant, les leçons doivent être tirées des erreurs du passé et ainsi la base d’un contexte de financement compatible avec les incitations et fiable en permanence doit être créée.
Enfin et surtout, l’environnement bénéficie également de programmes de financement efficaces, car sans aucun soutien financier, le rail n’atteindra pas les objectifs fixés par le gouvernement fédéral pour le transport de passagers ou de marchandises (doubler le nombre de passagers ou 25% de part d’ici 2030). De cette manière, la rotation du trafic peut être accélérée de manière ciblée grâce à des programmes de financement appropriés combinés à une gestion systématique des financements.
Dr. Martin Bernhardt, Daniel Blum
L’article complet sera publié dans rail & mobilité 1/2022.
| Dr. Martin Bernhardt et Daniel Blum sont associés et cadres supérieurs du cabinet de conseil Berg Lund & Company (BLC, www.berg-lund.de). Vous accompagnez de nombreuses entreprises de l’industrie du transport ferroviaire dans le cadre de programmes de financement, de mesures d’efficacité énergétique et de gestion quantitative d’entreprise (par exemple, développement de KPI, systèmes de surveillance). |
